【AI活用だより】－社内研修を行いました－【Vol.1】

2026.01.22

南陽建設では、AIを活用した業務改善に挑戦しています。

【AI活用だより】では、AI活用に関する取り組みについてご紹介していきます！

 

今回は、総務部でChatGPTについての社内研修を行いました。

 

第1回として、メール文章の修正方法について学びました。

作成したメールや返信先であるメールの文面を読ませ、内容の確認や文章の修正をさせます。

これにより確認作業の時間を短縮でき、自分では気づかないミスも防ぐことができます。

小さな作業ですが、AIを使うことで他の業務に集中でき、全体的な効率化に繋がります。

 

 

💡今回学んだ具体的な手順をご紹介します。

 

まずは自分でメールを作成します。

✅このメールのNGポイント

• 確認してもらえたらと思います」「何かあれば連絡ください」といった表現は、社外向けとしては口語的で、依頼内容や責任の所在が曖昧になる。
• 敬意や配慮が十分に伝わらず、ビジネスメールとしてはややカジュアルな印象を与えるため、より丁寧で明確な表現に修正する必要がある。

 

このメール文章とともに、以下のような指示をChatGPTに入力します。

このメールを、社外向けのビジネスメールとして 丁寧で分かりやすい表現に修正してください。

 

すると……

ビジネス向けのメールが出力されました！！

 

🌟ここで、そのままコピーせず自分で内容を確認してから使用することが大切です。

 

 

まずは主にデスクワークを行う総務部がAIの活用方法を身に着けることで、業務への取り入れ方を現場にも共有できる体制を目指していきます！